第１章 総則
（趣旨）
第１条 この規程は，国立大学法人大阪教育大学（以下「本法人」という。）における文書の適正かつ敏速な処理を図るために必要な事項を定め，もって事務能率の向上に資することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において「文書」とは，その内容が本法人の所掌事務に係る書類で，次の各号に掲げるものをいう。
(１) 起案文書
(２) 職名又は組織名をあて名とする接受文書
(３) 職名又は組織名をもって発する文書
（学内文書の取扱い）
第３条 学内における定型的又は簡易な文書の照会及び回答は，文書の往復を省略し，合議，供閲，写しの送付等簡略な方法によることができる。ただし，特に文書の往復を必要とする場合は，この限りではない。
（文書処理の促進）
第４条 文書の処理は，敏速かつ適確に行わなければならない。
２ 職員は，出張，休暇等で不在になるときは，あらかじめ文書の処理状況を直属の長に報告するものとし，報告を受けた者はその処理が停滞しないよう措置を講じなければならない。
（文書の取扱い）
第５条 文書は，常に丁寧に取り扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
（文書処理の総括）
第６条 総務課長は，本学における文書の処理がこの規程に定めるところにより適確に行われるよう，文書の処理に関する事務を総括し，必要に応じ，次条に定める文書取扱責任者，その他の関係者に指示を与えるものとする。
（文書取扱責任者）
第７条 事務組織の課及び室（以下「課室」という。）に別表第１のとおり文書取扱責任者（以下「責任者」という。）及びその補助者１人を置く。
２ 責任者は，当該課室において，この規程の定めるところにより，文書の取扱いに関する事務の処理に当たる。
３ 責任者の補助者は，責任者が出張，休暇等で不在の場合にその事務を代わって行うものとする。
（文書の記号及び番号）
第８条 文書には，別表第２に定めるところにより，文書の記号及び番号を付するものとする。ただし，簡易な文書については，これを省略することができる。
２ 文書番号は，文書の記号別に付し，毎年４月１日をもって更新するものとする。ただし，同一案件に属する文書は，その完結にいたるまで当初の番号を用いるものとする。
第２章 接受及び回付
（文書の接受）
第９条 第２条第２号に掲げる接受文書は，原則として文書担当課（柏原地区においては総務部総務課，天王寺地区においては学務部天王寺地区総務課をいう。以下同じ。）において接受するものとする。ただし，主管の課室等を宛名とする文書は，当該課室等において接受できるものとする。
（受付の処理）
第10条 文書担当課は，前条の規定により文書を接受したときは，次条に定める特別文書を除き，直ちに開封の上，課室等別に分類し，当該文書に受付年月日，文書の記号及び番号を記入する。ただし，同一内容の案件に属する文書については，適宜の様式で処理することができる。
２ 前項の規定にかかわらず，特に簡易な文書については，文書の記号及び番号の記入を省略することができる。
３ 文書担当課は，文書を受け付けたときは，別記様式第１号に受領印を徴し，名あて人又は主管の課室等に回付するものとする。
４ 電子媒体による接受文書は，第１項の規定に準じて処理するものとする。
（特別文書の回付）
第11条 親展文書及び書留郵便物（以下「特別文書」という。）は，別記様式第２号に所要事項を記入の上，受領印を徴して名あて人又は主管の課室等に回付するものとする。
２ 特別文書の名あて人が不在等のため，事務処理に支障をきたすおそれがあるときは，文書担当課の責任者が開封し，適切な措置をとるものとする。
３ 特別文書で，点検の結果，普通文書として取り扱うことが適当と認められたものは，直ちに文書担当課に回付し，以後普通文書として取り扱うものとする。
（各課室等の処理）
第12条 責任者は，接受文書を受領した場合は，当該文書を直ちに課室等の長に提示し，必要な指示を受けなければならない。
２ 責任者は，前項の規定により指示した後，当該文書を直ちに処理担当係の係長等に回付するとともに，課室等の長から指示があった事項について伝達しなければならない。
３ 前項の規定により文書の回付を受けた係長等は，速やかに起案又は供閲等の必要な措置を講じなければならない。
４ 課室等の長は，第１項の規定により提示を受けた接受文書又は前項の規定により起案等必要な措置がとられた接受文書で重要なものについては，速やかに上司に報告するものとする。
５ 第１項の規定にかかわらず，定型的な処理が可能な事案で，あらかじめ課室等の長に協議して指定したものに係る接受文書については，課室等の長に対する提示を省略し，責任者は当該文書を直ちに処理担当の係長等に回付し，第３項の規定により処理を行わせるものとする。
第３章 起案及び供閲等
（起案の原則）
第13条 文書の起案は，簡潔でその要をつくすように行うものとし，原議書は別記様式第３号を標準とする。
２ 起案文書は，原則として一件一起案とする。
３ 起案文書には，当該文書に係る接受文書，関係資料を添付するとともに，特に説明を要するものには起案の趣旨，経過等参考事項を付記するものとする。
（起案文書の作成）
第14条 起案文書の作成にあたっては，「公用文作成の考え方（建議）」（令和４年１月７日文化審議会）により，作成するものとする。
（起案文書の区分）
第15条 起案文書には，当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の最後に括弧書きし，その区分を明示しなければならない。
２ 前項の文書の区分は，次のとおりとする。
通 知 一定の事実，処分，意思を伝達する文書
依 頼 依頼に関する文書
照 会 照会に関する文書
回 答 依頼，協議，照会等に対し，回答する文書
証 明 事実の証明に関する文書
協 議 官公庁等に対する協議に関する文書
報 告 法令等に基づいて官公庁その他に報告する文書
上 申 人事の上申に関する文書
申 請 許可，認可，承認等を求めるため提出する文書
契 約 契約に関する文書
許 可 許可に関する文書
制 定 規程等を定めることを目的とする文書
伺い定め 基準等を定めることを目的とする文書
伺 伺いに関する文書
供 閲 供閲に関する文書
進 達 官公庁等への上申などを取り次ぐ文書
内 簡 礼状等簡易な文書
事務連絡 単なる事務的な連絡文書
（起案を要しない供閲文書）
第16条 起案を要しない接受文書は，適宜な方法により関係者の閲覧に供するものとする。
第４章 合議及び決裁等
（合議）
第17条 起案文書の内容が他の課室等に関係があるときは，当該課室等に合議しなければならない。
２ 前項の場合において，事前に関係課室等と協議し意見の調整ができたとき又は決裁を受けた後その内容を関係課室等に連絡することをもって足りるときは，合議を省略することができる。供閲文書でその写しを関係課室等に配付することをもって足りる場合も同様とする。
３ 起案者は，合議をしようとするときは，起案文書の原議書の合議欄に関係課室等の長の職名を記入しなければならない。
４ 合議は，主管課室等の長の承認を受けたのちに行うものとする。
５ 合議を要する文書で，内容の説明を要するものは，その内容について十分説明することができる者が持ち回って合議しなければならない。
（合議関係課室等の処理）
第18条 合議を受けた課室等の責任者は，合議を受けたのち速やかに当該課室等の長の承認を得て，起案課室等の責任者に回付しなければならない。ただし，合議欄に更に他の課室等の長の名の記載があるときは，その課室等の責任者に回付するものとする。
（合議文書の訂正）
第19条 合議を受けた課室等が合議文書について訂正を要すると認めたときは，脱字等簡易な訂正の場合を除き，起案課室等及び必要があるときはその他の関係課室等と協議しなければならない。
２ 合議文書を訂正しようとする者は，訂正個所に押印しなければならない。
３ 合議の結果，起案文書の内容に著しい変更があったとき又は当該文書が廃案となったときは，起案者は上司及び合議課室等に報告しなければならない。
（持ち回り）
第20条 起案文書で特に緊急に処理する必要があるもの，機密を要するもの又は重要なものであるときは，その内容について十分説明することができる者が持ち回りして決裁又は承認を得るものとする。
（名義及び決裁）
第21条 文書の名義及び決裁については，別に定める。
２ 責任者は，文書の決裁が終了したときは，その月日を原議書に記入するものとする。
（決裁文書の処理）
第22条 責任者は，前条第２項の規定により処理をした文書のうち，発送を要する文書（接受文書に対する回答等の文書を除く。）については，当該原議書に記号及び番号を記入するものとする。
第５章 発送文書の日付等
（発送文書の日付）
第23条 発送文書の日付は，決裁の月日とする。ただし，特別の事由がある場合は，発送文書の日付を決裁の月日と異にすることができる。
（公印の使用）
第24条 公印は，国立大学法人大阪教育大学公印規程の定めるところにより使用しなければならない。
（公印の省略）
第25条 学内相互間の発送文書には，原則として公印の押印を省略するものとする。
２ 学外向けへの定形的又は軽易な発送文書には，公印の押印を省略することができる。
３ 文書の名義者が公印の押印省略を承認し，電子メール又はファクシミリ等を利用して発送する文書（以下「電子文書」という。）には，公印を省略することができる。
４ 公印を省略した文書には，発信者名の下に「（公印省略）」と記載するものとする。
（文書の発送）
第26条 文書の発送は，文書担当課において郵送，使送等により発送するものとする。
２ 文書の発送を終了したときは，文書担当課において所定の郵便物発送簿に必要事項を記入し（郵送に限る。），学外文書のうち文書記号及び文書番号を記入したものは，原議書及び文書管理簿の所要欄に発送年月日等を記入するものとする。
（電子文書の発送）
第27条 電子文書の発送は，起案者又は責任者が行うものとする。
２ 電子文書の発送を終了したときは，起案者又は責任者が原議書の所要欄に発送年月日等を記入・登録しなければならない。
（完結）
第28条 文書は，当該文書の案件の処理を終わったときをもって完結するものとする。
（文書の整理，保存，廃棄）
第29条 文書の整理，保存及び廃棄については，別に定める。
第６章 秘密文書の取扱い
（秘密文書）
第30条 秘密文書の処理については，この章に定めるところによる。
２ この章で｢秘密文書｣とは，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。
３ 秘密文書の指定及び作成は，必要最低限にとどめるよう努めるものとする。
（秘密区分及びその指定等）
第31条 秘密文書の区分は，次の各号に掲げるところによる。
(１) 極秘 秘密の保護が高度に必要であって，当該秘密の漏えいがわが国又は本法人の安全又は利益に対し，重大な損害を与えるおそれのある事項が記載されている文書
(２) 秘 極秘に次ぐ程度の秘密の保護が必要であって，関係者以外に知らせてはならない事項が記載されている文書
２ 前項の規定による秘密文書の区分の指定は，｢極秘｣の区分は役員が，｢秘｣の区分は主管課室等の長がそれぞれ指定するものとする。（以下これらの指定をする者を｢指定者｣という。）
３ 指定者は，前項の指定を行うときは，あらかじめ秘密文書として取扱う期間（以下｢秘密取扱期間｣という。）を定めるものとする。
４ 指定者は，秘密取扱期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めるときは，その指定を解除し，その旨を当該秘密文書の関係者に連絡するものとする。
（表示等）
第32条 秘密文書の区分の指定がなされたときは，当該秘密文書の主管の課室等は，当該秘密文書の区分，秘密取扱期間及び主管の課室等の名称を表示するものとする。
（秘密文書の取扱責任者）
第33条 秘密文書の取扱責任者は，第７条に規定する文書取扱責任者とする。
（送達）
第34条 秘密文書を送達するときは，取扱責任者の指定する方法により送達するものとする。
（複製）
第35条 職員は「極秘」に指定された秘密文書を複製してはならない。
２ 職員は，指定者の承認を得たときは，｢秘｣に指定された秘密文書を複製することができる。
（保管）
第36条 秘密文書を保管するときは，金庫等施錠のできる書庫に保管するものとする。
２ 前条第２項の規定により作成した文書は，秘密文書として管理しなければならない。
（処分）
第37条 職員は，秘密文書を保管する必要がなくなったときは，当該秘密文書を焼却等復元できない方法により処分するものとする。
（行政機関等の秘密文書の取扱い）
第38条 行政機関等から接受した秘密文書は，当該秘密文書の区分を尊重し，この章に定めるところに準じて取り扱うものとする。
第７章 補則
（文書の処理の特例）
第39条 人事課の所掌事務に係る文書のうち，職員の人事に関するもの及び会計関係法令に定める職員の所掌事務に係る文書を処理する場合において，本規程の規定によりがたい場合は，当該規定にかかわらず適宜処理することができる。
（調整）
第40条 この規程の解釈，運用に関して疑義が生じたときは，事務局長が決定する。
附 則
この規程は，平成１６年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成１７年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成１８年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２０年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２１年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２３年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２４年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２５年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２６年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２７年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２８年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２９年１月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成２９年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成３０年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，平成３０年７月１日から施行する。
附 則
この規程は，令和元年１１月５日から施行し，令和元年５月１日から適用する。
附 則
この規程は，令和３年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，令和４年９月１日から施行する。
附 則
この規程は，令和５年４月１日から施行する。
附 則
この規程は，令和６年１月１１日から施行し，令和５年１２月１日から適用する。
附 則
この規程は，令和７年４月１日から施行する。
別表第１（第７条関係）
課 等 | 文書取扱責任者 |
総務課 | 総務係長 |
経営戦略課 | 経営戦略係長 |
人事課 | 人事係長 |
財務課 | 財務係長 |
施設課 | 企画係長 |
教務課 | 教務企画係長 |
学生支援課 | 学生企画係長 |
入試課 | 入学試験第一係長 |
天王寺地区総務課 | 総務係長 |
学術連携課 | 研究協力係長 |
国際課 | 国際交流係長 |
学術情報課 | 総務企画係長 |
附属学校課 | 総務係長 |
監査室 | 監査室長 |
別表第２（第８条関係）
課 等 | 文 書 記 号 |
接受文書及びそれによる発信文書 | 新たに発信する文書 |
総務課 | 阪教大総第 号 | 阪教大総発第 号 |
経営戦略課 | 阪教大経戦第 号 | 阪教大経戦発第 号 |
人事課 | 阪教大人第 号 | 阪教大人発第 号 |
財務課 | 阪教大財第 号 | 阪教大財発第 号 |
施設課 | 阪教大施第 号 | 阪教大施発第 号 |
教務課 | 阪教大教第 号 | 阪教大教発第 号 |
学生支援課 | 阪教大学第 号 | 阪教大学発第 号 |
入試課 | 阪教大入第 号 | 阪教大入発第 号 |
天王寺地区総務課 | 阪教大天第 号 | 阪教大天発第 号 |
学術連携課 | 阪教大連第 号 | 阪教大連発第 号 |
国際課 | 阪教大国第 号 | 阪教大国発第 号 |
学術情報課 | 阪教大情第 号 | 阪教大情発第 号 |
附属学校課 | 阪教大附第 号 | 阪教大附発第 号 |
監査室 | 阪教大監第 号 | 阪教大監発第 号 |