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規程集|国立大学法人 大阪教育大学

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国立大学法人大阪教育大学電子決裁システム運用ガイドライン
事務局長裁定 
令和2年7月23日 
(趣旨) 
1 このガイドラインは,国立大学法人大阪教育大学文書決裁規程第2条第2号に規定する電子決裁システム(以下「システム」という。)の運用について,必要な事項を定める。
(システムの利用) 
2 システムは,シヤチハタ株式会社「パソコン決裁Cloud」を利用する。
(システム管理者等) 
3 システムの管理及び運営は,システム管理者(以下「管理者」という。)が行うものとし,総務課長をもって充てる。
4 前項の管理者を補佐するため,システム運用者(以下「運用者」という。)を置き,総務課総務係長をもって充てる。
5 管理者及び運用者は,システムの管理者専用アカウントのすべての機能操作の権限を保有し,必要に応じてその機能の一部権限を各課室長が指定する者に付与することができる。
(システム利用者) 
6 システム利用者(以下「利用者」という。)は,学長,理事,副学長,系主任,部局長,センター長,附属学校園長,附属学校園副校園長,事務職員及びその他管理者が必要と認める者とする。
7 システムの利用については,管理者が,電子決裁の起案,回覧,承認及び文書の保存等を行う権限を持ったアカウントを利用者に付与する。
(パスワード) 
8 システムへのログインはメールアドレス及びパスワードを必要とし,利用者がパスワードを各自で設定するとともに,他人に知られることのないよう厳重に管理する。
(電子決裁) 
9 電子決裁は,決裁者が,起案された電子文書(電子的方式により作成された文書又は紙媒体の文書等を電子化した文書をいう。以下同じ。)を確認し,システムに登録された印面を当該電子文書上に捺印し,承認ボタンを押下することにより承認を得たものとする。
(電子文書の管理) 
10 前項の承認を得た電子文書は,システムの性質上,アップロードした日から起算して1年経過した際にシステムから削除されるため,起案者は保存期間内に当該電子文書のダウンロードを行い,保管しなければならない。
(電子決済の原則) 
11 起案文書のうち,次の各号の一に該当するものは,電子決裁を原則とする。
(1) 学長,理事又は部長の決裁を受けなければならないもの
(2) その他システムを使用することで業務の効率化を図ることができるもの
12 前項各号に掲げるもののうち,次の各号の一に該当するものについては,紙媒体での決裁を行う。
(1) 文書等に個人情報等の機密情報が含まれるもの
(2) 物理的に文書等を電子化することが容易でないもの
(3) 電子決裁にすることで確認に支障が生じるもの
(4) 決裁者への口頭での説明が必要と,主管部局の部課室長が判断するもの
(5) その他電子決裁に相応しくないもの
(システム以外による電子決裁) 
13 前2項の規定にかかわらず,事務局長が認める場合は,システム以外の電子的方式により電子決裁を行うことができる。
附 則 
 このガイドラインは,令和2年7月23日から施行する。