ホーム > 大学紹介

規程集|国立大学法人 大阪教育大学

トップページに戻る
最上位 > 第3章 総 務 > 総 務
大阪教育大学法人文書ファイル保存要領
学長裁定
平成28年6月1日
1 趣旨
 この要領は,国立大学法人大阪教育大学法人文書管理規則第14条の規定に基づき,法人文書ファイルの適切な保存に資することを目的とする。 
2 紙文書の保存場所・方法
(1) 事務室における保存
  法人文書ファイル(保存期間が1年以上のもの)は,年度ごとに区分して保存するものとする。なお,現年度の法人文書ファイルは,使いやすい場所に保存するよう配慮しなければならない。
(2) 書庫・保存庫における保存 
  前年度以前の法人文書ファイル等については,法人文書を適切に保存できる書庫・保管庫で保存するものとする。ただし,継続的に利用する法人文書ファイルにあっては,この限りではない。
(3) 機密性の高い法人文書ファイル
  (1)又は(2)の規定にかかわらず,機密性の高い法人文書については,施錠ができるとともに耐火構造を持つ書庫・保存庫に保存し,不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講じなければならない。 
(4) ファイリング用具及び書棚の表示と所在管理
① ファイリング用具の見出し及び背表紙の表示については,当該法人文書の内容を端的に示す名称を付すものとする。
② 書棚には棚番号を付すとともに,法人文書ファイルにも同一の番号を付し,所在管理を行うよう努めるものとする。
3 電子文書の保存場所・方法
(1) 電子文書は,事務局管理のファイルサーバ(flamingo等)に保存するものとする。
(2) 保存期間満了時の措置を移管としたものは,適切な方式で保存するものとする。
(3) 電子文書は,国立大学法人大阪教育大学情報セキュリティポリシーの規定によるほか,必要に応じ,パスワードの設定,暗号化,電子署名の付加を行うとともに,バックアップするものとする。
4 引継手続
(1) 文書管理者の異動に当たっては,法人文書ファイル及び法人文書ファイル管理簿について,後任の文書管理者が十分に把握できるよう確実に継承するものとする。
(2) 組織の新設,改編又は廃止に当たっては,新たな文書管理者に法人文書ファイル及び法人文書ファイル管理簿を確実に継承するものとする。
5 集中管理の推進に関する方針
 各課等において,国立大学法人大阪教育大学法人文書管理規則及び本要領により法人文書を適切に管理し,その管理状況を,少なくとも毎年度1回,法人文書ファイル管理簿により副総括文書管理者に報告することで集中管理を図るものとする。 
6 その他適切な保存を確保するための措置
 ファイリング用具の見出し及び背表紙等の表示については,法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう,少なくも毎年度1回,文書管理者が確認するものとする。 
附 則 
 この要領は,平成28年6月1日から施行し,平成28年4月1日から適用する。