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規程集|国立大学法人 大阪教育大学

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国立大学法人大阪教育大学個人情報等管理規程
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は,「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)第23条及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)」に基づき,国立大学法人大阪教育大学(以下「本法人」という。)における個人情報及び個人番号(以下「個人情報等」という。)の適切な管理に関する基本的事項について,法令等に定めるもののほか,必要な事項を定めることにより,本法人の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ,個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は,次項並びに保護法第2条及び番号法第2条の定めるところによる。
2 この規程において「系又は部局等」とは,各系,初等教育課程,教員養成課程,教育協働学科,教育学研究科,連合教職実践研究科,附属図書館,各センター,附属学校園及び事務組織をいう。
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第3条 本法人は,個人情報ファイル(保護法第75条第2項第1号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下本条において同じ。)を保有するに至ったときは,直ちに,別紙様式により個人情報ファイル簿を作成する。
2 本法人は,個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは,直ちに,当該個人情報ファイル簿を修正する。
3 本法人は,個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき,又はその個人情報ファイルに含まれる個人情報の本人の数が政令で定める数に満たなくなったときは,遅滞なく,当該個人情報ファイルについての記載を消除する。
4 本法人は,個人情報ファイル簿を作成したときは,遅滞なくこれを備えて置き,総務部総務課において一般の閲覧に供するとともに,インターネットを利用する方法により公表する。
(個人番号取扱事務) 
第4条 本法人が個人番号を取り扱う事務の範囲は次の各号に掲げるとおりとする。
(1)所得税法に規定する法定調書作成に関する事務
(2)地方税に関わる届出,給与支払報告書等作成に関する事務
(3)雇用保険の届出に関する事務
(4)健康保険,介護保険及び厚生年金保険の届出に関する事務
(5)国民年金の第3号被保険者の届出に関する事務
(6)財形貯蓄の届出に関する事務
(7)文部科学省共済組合に関する事務
(8)高等学校等就学支援金制度に関する事務
(特定個人情報取扱事務) 
第5条 前条に規定する事務において使用される特定個人情報は次の各号に掲げるとおりとする。
(1)役職員又はそれ以外の個人から,番号法第16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード,通知カード,身元確認書類等)の写し
(2)本法人が行政機関等に提出するために作成した届出書等及びこれらの控え
(3)本法人が届出書等を作成する上で役職員又はそれ以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等
(4)その他個人番号と関連づけて保存される情報
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第6条 本法人に総括保護管理者を置き,事務局長をもって充てる。
2 総括保護管理者は,本法人の個人情報等の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第7条 本法人の事務組織の課又は室に,保護管理者を置き,当該課長又は室長をもって充てる。
2 保護管理者は,総括保護管理者の指示に従い,課又は室における個人データを適切に管理する。
(保護担当者)
第8条 本法人の課又は室に,保護管理者が指名する保護担当者を1人以上置く。
2 保護担当者は,保護管理者を補佐し,当該課又は室における個人情報等の管理に関する事務を担当する。
3 保護管理者は,取扱う個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)については,各保護担当者の役割及び特定個人情報等の範囲を指定する。
(教育・研究に関する個人データの管理体制)
第9条 前2条の規定にかかわらず,国立大学法人大阪教育大学法人文書管理規則第2条第2項に規定する教育・研究関係文書に記録されている個人データの管理を行う大学教員組織及び附属学校園教員組織にあっては,系又は部局等の長を保護管理者とし,当該系又は部局等の教員を保護担当者とする。
第10条 総括保護管理者は,第7条第1項,第8条第1項及び前条に規定する管理体制では適正な管理をし難いと認めるときは,状況に応じてその都度保護管理者及び保護担当者を定めることができる。
(監査責任者)
第11条 本法人に,監査責任者を置き,監事1人をもって充てる。
2 監査責任者は,個人情報等の管理の状況について監査する。
(個人情報等管理委員会)
第12条 総括保護管理者は,個人情報等管理委員会(以下「委員会」という。)を置き,定期又は随時開催する。
2 委員会は,個人情報等の管理に係る重要事項の決定,連絡・調整等を行う。
3 委員会は,次の各号に掲げる者をもって組織する。
(1)総括保護管理者
(2)保護管理者
(3)保護担当者又は個人データを取扱う者のうち,総括保護管理者が必要と認めるもの
(4)前号までに定める者のほか,総括保護管理者が必要と認めるもの
4 委員会に委員長を置き,総括保護管理者をもって充てる。
5 委員長は委員会を招集し,その議長となる。
6 委員長に事故があるときは,委員長があらかじめ指名した者が,議長の職務を代行する。
7 委員会は必要と認めた者の出席を求め,意見を聴取することができる。
第3章 教育研修
(教育研修)
第13条 総括保護管理者は,個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し,個人情報等の取扱いについて理解を深め,個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は,個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し,個人情報等の適切な管理のために,情報システムの管理,運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 統括保護管理者は,保護管理者及び保護担当者に対し,課室等の現場における個人情報等の適切な管理のための教育研修を行う。
4 前各項の措置を講ずる場合には,個人情報等の取り扱いに従事する派遣労働者についても,職員と同様の措置を講ずる。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第14条 職員は,保護法の趣旨に則り,関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者,保護管理者及び保護担当者の指示に従い,個人データを取り扱わなければならない。
2 保護担当者は,保護法及び番号法の趣旨に則り,関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い,特定個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第15条 保護管理者は,個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,当該個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を,当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は,個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は,アクセス権限を有する場合であっても,業務上の目的以外の目的で個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第16条 職員が,業務上の目的で個人情報等を取り扱う場合であっても,当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,当該行為を想定し,職員は,保護管理者の指示に従い行う。
(1)個人情報等の複製
(2)個人情報等の送信
(3)個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4)その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第17条 職員は,個人データの内容に誤り等を発見した場合には,保護管理者の指示に従い,訂正等を行う。
2 保護担当者は,特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には,保護管理者の指示に従い,訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第18条 職員は,保護管理者の指示に従い,個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに,必要があると認めるときは,耐火金庫等への保管,施錠等を行う。
2 保護担当者は,保護管理者の指示に従い,特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに,必要があると認めるときは,耐火金庫等への保管,施錠等を行う。
(廃棄等)
第19条 職員は,個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には,保護管理者の指示に従い,当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
2 保護担当者は,特定個人情報等又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には,保護管理者の指示に従い,当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(個人番号の利用の制限) 
第20条 保護管理者は,個人番号の利用に当たり,番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限) 
第21条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き,個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限) 
第22条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き,特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の提供・収集・保管の制限) 
第23条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き,他人の特定個人情報等を提供,収集又は保管してはならない。
(個人情報等の取扱状況の記録)
第24条 保護管理者は,個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,台帳等を整備して,当該個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
第25条 保護管理者は,特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし,物理的な安全管理措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第26条 保護管理者は,個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第26条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて,パスワード等(パスワード,ICカード,生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は,前項の措置を講ずる場合には,パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに,パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第27条 保護管理者は,個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,当該個人情報等へのアクセス状況を記録し,その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し,及びアクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は,アクセス記録の改ざん,窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第28条 保護管理者は,個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため,ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(コンピュータウィルスによる漏えい等の防止)
第29条 保護管理者は,コンピュータウィルスによる個人情報等の漏えい,滅失又はき損の防止のため,コンピュータウィルスの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(暗号化)
第30条 保護管理者は,個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,その暗号化のために必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第31条 職員は,情報システムで取り扱う個人データの重要度に応じて,入力原票と入力内容との照合,処理前後の当該個人データの内容の確認,既存の個人データとの照合等を行う。
(バックアップ)
第32条 保護管理者は,個人データの重要度に応じて,バックアップを作成し,分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第33条 保護管理者は,個人データに係る情報システムの設計書,構成図等の文書について外部に知られることがないよう,その保管,複製,廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第34条 保護管理者は,個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第35条 保護管理者は,端末の盗難又は紛失の防止のため,端末の固定,執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は,保護管理者が必要があると認めるときを除き,端末を外部へ持ち出し,又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止等)
第36条 職員は,端末の使用に当たっては,個人データが第三者に閲覧されることがないよう,使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
2 保護担当者は,端末の使用に当たっては,特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう,使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
3 保護管理者は,特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため,必要な措置を講ずる。
第37条 保護管理者は,特定個人情報等へのアクセス状況を記録し,その記録を一定の期間保存し,定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また,アクセス記録の改ざん,窃盗又は不正な削除のために必要な措置を講ずる。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退室の管理)
第38条 保護管理者は,個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「情報システム室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに,用件の確認,入退室の記録,部外者についての識別化,部外者が入室する場合の職員の立会い等の措置を講ずる。また,個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても,必要があると認めるときは,同様の措置を講ずる。
2 保護管理者は,必要があると認めるときは,情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化,所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護管理者は,情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について,必要があると認めるときは,入室に係る認証機能を設定し,及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。),パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第39条 保護管理者は,外部からの不正な侵入に備え,情報システム室等に施錠装置,警報装置,監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は,災害等に備え,情報システム室等に,耐震,防火,防煙,防水等の必要な措置を講ずるとともに,サーバ等の機器の予備電源の確保,配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 個人情報の提供及び業務の委託等
(第三者提供の制限)  
第40条 本法人は,次の各号に掲げる場合を除くほか,あらかじめ本人の同意を得ないで,個人データを第三者に提供してはならない。 
(1)法令に基づく場合 
(2)人の生命,身体,又は財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき。 
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき。 
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 
(5)利用目的の達成に必要な範囲内において個人データを委託するとき。 
2 第三者に提供される個人データについて,本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって,次の各号に掲げる事項について,個人情報保護委員会規則で定めるところにより,あらかじめ,本人に通知し,又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに,個人情報保護委員会に届け出たときは,前項の規定にかかわらず,当該個人データを第三者に提供することができる。ただし,第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は保護法第20条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者から保護法第27条第2項の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し,又は加工したものを含む。)である場合は,この限りでない。 
(1)第三者への提供を行う個人情報取扱事業者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては,その代表者の氏名 
(2)第三者への提供を利用目的とすること。 
(3)第三者に提供される個人データの項目 
(4)第三者に提供される個人データの取得の方法 
(5)第三者への提供の方法 
(6)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。 
(7)本人の求めを受け付ける方法 
(8)その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項 
(外国にある第三者への提供の制限) 
第41条 保護管理者は,外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条及び第43条第1項第2号において同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条及び同号において同じ。)にある第三者(個人情報の取扱いについてこの節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。)を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに同号において同じ。)に個人情報を提供する場合には,前条第1項各号に掲げる場合を除くほか,あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては,同条の規定は,適用しない。 
2 保護管理者は,前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には,個人情報保護委員会規則で定めるところにより,あらかじめ,当該外国における個人情報の保護に関する制度,当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。 
3 保護管理者は,個人情報を外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には,個人情報保護委員会規則で定めるところにより,当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに,本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。 
(第三者提供に係る記録の作成等) 
第42条 保護管理者は,個人データを第三者(保護法第16条第2項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条(第43条第3項において読み替えて準用する場合を含む。)において同じ。)に提供したときは,個人情報保護委員会規則で定めるところにより,当該個人情報を提供した年月日,当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし,当該個人情報の提供が第40条第1項各号又は第5項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人情報の提供にあっては,第40条第1項各号のいずれか)に該当する場合は,この限りでない。 
2 保護管理者は,前項の記録を,当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。 
(個人関連情報の第三者提供の制限等) 
第43条 個人関連情報取扱事業者は,第三者が個人関連情報(個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下この章において同じ。)を個人データとして取得することが想定されるときは,第40条第1項各号に掲げる場合を除くほか,次に掲げる事項について,あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで,当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。 
(1)当該第三者が個人関連情報取扱事業者から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。 
(2)外国にある第三者への提供にあっては,前号の本人の同意を得ようとする場合において,個人情報保護委員会規則で定めるところにより,あらかじめ,当該外国における個人情報の保護に関する制度,当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。 
2 第42条第3項の規定は,前項の規定により本法人が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において,同条第三項中「講ずるとともに,本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは,「講じ」と読み替えるものとする。 
(業務の委託等)
第44条 第40条第1項第5号の規定により個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には,個人データ及び特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう,必要な措置を講ずる。また,契約書等に,次の各号に掲げる事項を明記するとともに,委託先における責任者等の管理体制,個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1)個人情報に関する秘密保持等の義務
(2)再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第2号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下同じ。)の制限又は条件に関する事項 
(3)個人情報の複製等の制限に関する事項
(4)個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5)委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6)違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項
2 個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には,労働者派遣契約書等に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には,委託先において,番号法に基づき本法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて,あらかじめ確認する。
4 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には,委託する業務に係る個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて,委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について,少なくとも年1回以上,原則として実地検査により確認する。
5 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には,「委託を受けた者」において,本法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
6 委託先において,個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には,委託先に第1項の措置を講じさせるとともに,再委託される業務に係る個人情報の秘匿性等その内容に応じて,委託先を通じて又は委託元自らが第4項の措置を実施する。個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。 
7 個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には,委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
8 個人情報を提供又は業務委託する場合には,漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から,提供先の利用目的,委託する業務の内容,個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し,必要に応じ,氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。 
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第45条 個人情報等の漏えい,減失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合及び保護担当者が管理規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等,安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に,その事案等を認識した職員は,直ちに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は,被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし,外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど,被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については,直ちに行うものとする。
3 保護管理者は,事案の発生した経緯,被害状況等を調査し,総括保護管理者に報告する。ただし,特に重大と認める事案が発生した場合には,直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は,前項の規定に基づく報告を受けた場合には,事案の内容等に応じて,当該事案の内容,経緯,被害状況等を速やかに学長に報告する。
5 総括保護管理者は,事案の内容等に応じて,事案の内容,経緯,被害状況等について,文部科学省に対し,速やかに情報提供を行う。
6 保護管理者は,事案の発生した原因を分析し,再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第46条 事案の内容,影響等に応じて,事実関係及び再発防止策の公表,当該事案に係る個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。公表を行う事案については,当該事案の内容,経緯,被害状況等について,速やかに総務省(行政管理局)に情報提供を行う。
第10章 仮名加工情報等の管理 
(仮名加工情報の作成等)  
第47条 保護管理者は,仮名加工情報(仮名加工情報データベースを構成するものに限る。以下この章において同じ。)を作成する場合は,他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い,個人情報を加工しなければならない。 
2 保護管理者は,仮名加工情報を加工した場合又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等を取得した場合は,削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い,削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。 
3 本法人は,保護法第18条 の規定にかかわらず,法令に基づく場合を除くほか,利用目的の達成に必要な範囲を超えて,仮名加工情報を取り扱ってはならない。 
4 本法人は,仮名加工情報を取得した場合は,あらかじめその利用目的を公表している場合を除き,速やかに,その利用目的を公表しなければならない。 
5 本法人は,仮名加工情報の利用目的を変更した場合は,変更された利用目的について公表しなければならない。 
6 保護管理者は,仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは,保護法第22条の規定にかかわらず,当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。 
7 保護管理者は,保護法第27条第1項及び第2項並びに保護法第28条第1項の規定にかかわらず,法令に基づく場合を除くほか,仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。 
8 本法人が仮名加工情報を取り扱うに当たっては,当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために,当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。 
9 本法人が仮名加工情報を取り扱うに当たっては,電話をかけ,郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し,電報を送達し,ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し,又は住居を訪問するために,当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。 
(仮名加工情報の第三者提供の制限) 
第48条 保護管理者は,法令に基づく場合を除くほか,仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第三項において同じ。)を第三者に提供してはならない。 
2 保護法第27条第5項及び第6項の規定は,仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。 
第11章 行政機関等匿名加工情報等の管理
(行政機関等匿名加工情報等の安全確保の措置)
第49条 行政機関等匿名加工情報,行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに保護法第116第1項の規定により行った加工の方法に関する情報(以下「行政機関等匿名加工情報等」という。)の適切な管理のための必要な措置については,個人情報保護委員会規則の定める基準による。
(行政機関等匿名加工情報及び削除情報の提供)
第49条の2 保護管理者は,保護法第109条第3項の規定により,法令に基づく場合を除き,利用目的以外の目的のために行政機関等匿名加工情報及び行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号を自ら利用し,又は提供してはならない。
2 保護管理者は,保護法第115条の規定(第118条規定により第115条の規定を準用する場合を含む。)により,行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から保護法第112条第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた行政機関等匿名加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは,直ちに総括保護管理者に報告するとともに,当該契約相手方がその是正のための講じた措置を確認しなければならない。
(業務の委託等) 
第49条の3 行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合の第44条の規定の適用については,第44条各項中「個人情報等の取扱いに係る業務」とあるのは「行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務」と,同条各項中「個人情報」又は「個人データ」とあるのは「行政機関等匿名加工情報等」と読み替える。
(個人情報保護委員会事務局への報告)
第49条の4 保護管理者は,行政機関等匿名加工情報等の管理に関して,次に掲げるときは,直ちに個人情報保護委員会事務局に報告しなければならない。
(1)第45条第2項,第3項,第4項及び第5項並びに第49条の2第2項の報告をするとき
(2)第45条第6項及び第49条の措置を講じたとき
(3)契約相手方が保護法第120条各号に該当すると認められ契約を解除しようとするとき及び解除したとき
第12章 監査及び点検の実施
(監査)
第50条 監査責任者は,個人情報等の適切な管理を検証するため,第2章から前章に規定する措置の状況を含む本法人における管理の状況について,定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い,その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第51条 保護管理者は,各課室等における個人情報等の記録媒体,処理経路,保管方法等について,定期に及び必要に応じ随時に点検を行い,必要があると認めるときは,その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第52条 総括保護管理者,保護管理者等は,監査又は点検の結果等を踏まえ,実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し,必要があると認めるときは,その見直し等の措置を講ずる。
第13章 行政機関との連携
第53条 本法人は,個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ,文部科学省と緊密に連携して,その保有する個人情報の適切な管理を行う。
第14章 雑則
(その他)
第54条 この規程に定めるもののほか,必要な事項は,別に定める。
 
附 則
 この規程は,平成17年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成18年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成19年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成20年7月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成22年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成24年4月1日から施行する。 
附 則 
 この規程は,平成27年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成28年1月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成29年1月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成29年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成30年2月7日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成30年2月19日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成30年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成31年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,令和2年3月10日から施行する。
附 則 
 この規程は,令和2年4月1日から施行する。 
附 則
 この規程は,令和3年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,令和4年4月1日から施行する。