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規程集|国立大学法人 大阪教育大学

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国立大学法人大阪教育大学保有個人情報等管理規程
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は,「独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第59号。以下「保護法」という。)第7条第1項及び「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)」に基づき,国立大学法人大阪教育大学(以下「本法人」という。)の保有する個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の適切な管理に関する基本的事項について,法令等に定めるもののほか,必要な事項を定めることにより,本法人の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ,個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は,保護法第2条及び番号法第2条の定めるところによる。
2 この規程において「部局」とは,初等教育課程,教員養成課程,教育協働学科,教育学研究科,連合教職実践研究科,附属図書館,学校危機メンタルサポートセンター,教職教育研究センター,保健センター,国際センター,情報処理センター,科学教育センター,キャリア支援センター,グローバル教育センター,附属学校園及び事務局をいう。
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第3条 本法人は,個人情報ファイル(法第11条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下本条において同じ。)を保有するに至ったときは,直ちに,別紙様式により個人情報ファイル簿を作成する。
2 本法人は,個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは,直ちに,当該個人情報ファイル簿を修正する。
3 本法人は,個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき,又はその個人情報ファイルが法第11条第2項第7号に該当するに至ったときは,遅滞なく,当該個人情報ファイルについての記載を消除する。
4 本法人は,個人情報ファイル簿を作成したときは,遅滞なくこれを備えて置き,総務部総務課において一般の閲覧に供するとともに,インターネットを利用する方法により公表する。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第4条 本法人に総括保護管理者を置き,総務担当理事をもって充てる。
2 総括保護管理者は,本法人の保有個人情報等の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第5条 本法人の事務局の課又は室に,保護管理者を置き,当該課長又は室長をもって充てる。
2 保護管理者は,総括保護管理者の指示に従い,課又は室における保有個人情報を適切に管理する。
(保護担当者)
第6条 本法人の課又は室に,保護管理者が指名する保護担当者を1人以上置く。
2 保護担当者は,保護管理者を補佐し,当該課又は室における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
3 保護管理者は,取扱う個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)については,各保護担当者の役割及び特定個人情報等の範囲を指定する。
(教育・研究に関する保有個人情報の管理体制)
第7条 前2条の規定にかかわらず,国立大学法人大阪教育大学法人文書管理規程第2条第2項に規定する教育・研究関係文書に記録されている保有個人情報の管理を行う大学教員組織及び附属学校園教員組織にあっては,部局の長を保護管理者とし,当該部局の教員を保護担当者とする。
第8条 総括保護管理者は,第5条第1項,第6条第1項及び第7条に規定する管理体制では適正な管理をし難いと認めるときは,状況に応じてその都度保護管理者及び保護担当者を定めることができる。
(監査責任者)
第9条 本法人に,監査責任者を置き,監事1人をもって充てる。
2 監査責任者は,保有個人情報等の管理の状況について監査する。
(保有個人情報等管理委員会)
第10条 総括保護管理者は,保有個人情報等管理委員会(以下「委員会」という。)を置き,定期又は随時開催する。
2 委員会は,保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定,連絡・調整等を行う。
3 委員会は,次に掲げる者をもって組織する。
(1) 総括保護管理者
(2) 保護管理者
(3) 保護担当者又は保有個人情報を取扱う者のうち,総括保護管理者が必要と認めるもの
(4) 前号までに定める者のほか,総括保護管理者が必要と認めるもの
4 委員会に委員長を置き,総括保護管理者をもって充てる。
5 委員長は委員会を招集し,その議長となる。
6 委員長に事故があるときは,委員長があらかじめ指名した者が,議長の職務を代行する。
7 委員会は必要と認めた者の出席を求め,意見を聴取することができる。
第3章 教育研修
(教育研修)
第11条 総括保護管理者は,保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し,保有個人情報等の取扱いについて理解を深め,個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は,保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し,保有個人情報等の適切な管理のために,情報システムの管理,運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 統括保護管理者は,保護管理者及び保護担当者に対し,課室等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を行う。
4 1~3の措置を講ずる場合には,保有個人情報等の取り扱いに従事する派遣労働者についても,職員と同様の措置を講ずる。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第12条 職員は,保護法の趣旨に則り,関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者,保護管理者及び保護担当者の指示に従い,保有個人情報を取り扱わなければならない。
2 保護担当者は,保護法及び番号法の趣旨に則り,関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い,特定個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第13条 保護管理者は,保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を,当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は,保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は,アクセス権限を有する場合であっても,業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条 職員が,業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても,当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,当該行為を想定し,職員は,保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第15条 職員は,保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には,保護管理者の指示に従い,訂正等を行う。
2 保護担当者は,特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には,保護管理者の指示に従い,訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第16条 職員は,保護管理者の指示に従い,保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに,必要があると認めるときは,耐火金庫等への保管,施錠等を行う。
2 保護担当者は,保護管理者の指示に従い,特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに,必要があると認めるときは,耐火金庫等への保管,施錠等を行う。
(廃棄等)
第17条 職員は,保有個人情報等又は保有個入情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には,保護管理者の指示に従い,当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
2 保護担当者は,特定個人情報等又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には,保護管理者の指示に従い,当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(個人番号の利用の制限) 
第18条 保護管理者は,個人番号の利用に当たり,番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限) 
第19条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き,個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限) 
第20条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き,特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限) 
第21条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き,他人の特定個人情報等を収集又は保管してはならない。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第22条 保護管理者は,保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,台帳等を整備して,当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
第23条 保護管理者は,特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし,物理的な安全管理措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第24条 保護管理者は,保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第24条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて,パスワード等(パスワード,ICカード,生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は,前項の措置を講ずる場合には,パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに,パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第25条 保護管理者は,保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し,その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し,及びアクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は,アクセス記録の改ざん,窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 保護管理者は,保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため,ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(コンピュータウィルスによる漏えい等の防止)
第27条 保護管理者は,コンピュータウィルスによる保有個人情報等の漏えい,滅失又はき損の防止のため,コンピュータウィルスの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(暗号化)
第28条 保護管理者は,保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,その暗号化のために必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第29条 職員は,情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて,入力原票と入力内容との照合,処理前後の当該保有個人情報の内容の確認,既存の保有個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第30条 保護管理者は,保有個人情報の重要度に応じて,バックアップを作成し,分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第31条 保護管理者は,保有個人情報に係る情報システムの設計書,構成図等の文書について外部に知られることがないよう,その保管,複製,廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第32条 保護管理者は,保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて,その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第33条 保護管理者は,端末の盗難又は紛失の防止のため,端末の固定,執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は,保護管理者が必要があると認めるときを除き,端末を外部へ持ち出し,又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止等)
第34条 職員は,端末の使用に当たっては,保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう,使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
2 保護担当者は,端末の使用に当たっては,特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう,使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
3 保護管理者は,特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため,必要な措置を講ずる。
第35条 保護管理者は,特定個人情報等へのアクセス状況を記録し,その記録を一定の期間保存し,定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また,アクセス記録の改ざん,窃盗又は不正な削除のために必要な措置を講ずる。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退室の管理)
第36条 保護管理者は,保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「情報システム室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに,用件の確認,入退室の記録,部外者についての識別化,部外者が入室する場合の職員の立会い等の措置を講ずる。また,保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても,必要があると認めるときは,同様の措置を講ずる。
2 保護管理者は,必要があると認めるときは,情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化,所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護管理者は,情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について,必要があると認めるときは,入室に係る認証機能を設定し,及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。),パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第37条 保護管理者は,外部からの不正な侵入に備え,情報システム室等に施錠装置,警報装置,監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は,災害等に備え,情報システム室等に,耐震,防火,防煙,防水等の必要な措置を講ずるとともに,サーバ等の機器の予備電源の確保,配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第38条 保護管理者は,保護法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には,原則として,提供先における利用目的,利用する業務の根拠法令,利用する記録範囲及び記録項目,利用形態等について書面を取り交わす。
2 保護管理者は,保護法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には,安全確保の措置を要求するとともに,必要があると認めるときは,提供前又は随時に実地の調査等を行い,措置状況を確認してその結果を記録するとともに,改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は,保護法第9条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において,必要があると認めるときは,前2項に規定する措置を講ずる。
4 保護管理者は,番号法で限定的に明記された場合を除き,特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第39条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には,保有個人情報及び特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう,必要な措置を講ずる。また,契約書等に,次に掲げる事項を明記するとともに,委託先における責任者等の管理体制,個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持等の義務
(2) 再委託の制限又は条件に関する事項 
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項
2 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には,労働者派遣契約書等に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には,委託先において,番号法に基づき本法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて,あらかじめ確認する。
4 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には,「委託を受けた者」において,本法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5 個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には,委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第40条 保有個人情報等の漏えい,減失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合及び保護担当者が管理規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等,安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に,その事案等を認識した職員は,直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は,被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし,外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど,被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については,直ちに行うものとする。
3 保護管理者は,事案の発生した経緯,被害状況等を調査し,総括保護管理者に報告する。ただし,特に重大と認める事案が発生した場合には,直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は,前項の規定に基づく報告を受けた場合には,事案の内容等に応じて,当該事案の内容,経緯,被害状況等を速やかに学長に報告する。
5 総括保護管理者は,事案の内容等に応じて,事案の内容,経緯,被害状況等について,文部科学省に対し,速やかに情報提供を行う。
6 保護管理者は,事案の発生した原因を分析し,再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第41条 事案の内容,影響等に応じて,事実関係及び再発防止策の公表,当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。公表を行う事案については,当該事案の内容,経緯,被害状況等について,速やかに総務省(行政管理局)に情報提供を行う。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第42条 監査責任者は,保有個人情報等の適切な管理を検証するため,第2から第9に規定する措置の状況を含む本法人における管理の状況について,定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い,その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第43条 保護管理者は,各課室等における保有個人情報等の記録媒体,処理経路,保管方法等について,定期に及び必要に応じ随時に点検を行い,必要があると認めるときは,その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第44条 総括保護管理者,保護管理者等は,監査又は点検の結果等を踏まえ,実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し,必要があると認めるときは,その見直し等の措置を講ずる。
第11章 行政機関との連携
第45条 本法人は,「個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)4を踏まえ,文部科学省と緊密に連携して,その保有する個人情報の適切な管理を行う。
第12章 雑則
(その他)
第46条 この規程に定めるもののほか,必要な事項は,別に定める。
 
附 則
 この規程は,平成17年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成18年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成19年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成20年7月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成22年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成24年4月1日から施行する。 
附 則 
 この規程は,平成27年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成28年1月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成29年1月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成29年4月1日から施行する。