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規程集|国立大学法人 大阪教育大学

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国立大学法人大阪教育大学文書処理規程
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は,国立大学法人大阪教育大学(以下「本法人」という。)における文書の適正かつ敏速な処理を図るために必要な事項を定め,もって事務能率の向上に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは,その内容が本法人の所掌事務に係る書類で,次の各号に掲げるものをいう。
(1) 起案文書
(2) 職名又は組織名をあて名とする接受文書
(3) 職名又は組織名をもって発する文書
(学内文書の取扱い)
第3条 前条の文書のうち,学内相互間の連絡文書の取扱いは,第26条の規定に定めるものを除き,別に定めるものとする。
(文書処理の促進)
第4条 文書の処理は,敏速かつ適確に行わなければならない。
2 職員は,出張,休暇等で不在になるときは,あらかじめ文書の処理状況を直属の長に報告するものとし,報告を受けた者はその処理が停滞しないよう措置を講じなければならない。
(文書の取扱い)
第5条 文書は,常に丁寧に取り扱うとともに,その受渡しを確実に行い,汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
(文書処理の総括)
第6条 総務課長は,本学における文書の処理がこの規程に定めるところにより適確に行われるよう,文書の処理に関する事務を総括し,必要に応じ,第7条に定める文書取扱責任者,その他の関係者に指示を与えるものとする。
(文書取扱責任者)
第7条 事務局の課及び室に別表第1のとおり文書取扱責任者(以下「責任者」という。)及びその補助者1人を置く。
2 責任者は,当該課(室を含む。)において,この規程の定めるところにより,文書の取扱いに関する事務の処理に当たる。
3 責任者の補助者は,責任者が出張,休暇等で不在の場合にその事務を代わって行うものとする。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書には,別表第2に定めるところにより,文書の記号及び番号を付するものとする。ただし,簡易な文書については,これを省略することができる。
2 文書番号は,文書の記号別に付し,毎年4月1日をもって更新するものとする。ただし,同一案件に属する文書は,その完結にいたるまで当初の番号を用いるものとする。
第2章 接受及び回付
(文書の接受)
第9条 第2条第2号に掲げる接受文書は,原則として総務部総務企画課総務係(以下「総務係」という。)において接受するものとする。ただし,休日又は勤務時間外に宿日直勤務者が接受したとき,その他総務係以外の職員が文書を直接受け取ったときは,速やかに総務係に回付しなければならない。
2 第1項の規定にかかわらず,次の各号に掲げる文書は直接主管課,事務部及び係等において接受することができる。
(1) 職員から提出される諸願届出書類
(2) 入学志願者から提出される手続書類,その他学生から提出される教務及び学生に関する諸願届出書類
(3) 請求書,領収書,見積書,契約書等の類
(4) 雑誌,印刷物の類
(5) その他軽易な書類
3 第1項の規定にかかわらず,初等教育課程長等に直接送達された文書は,当該課等において接受することができる。
4 前項の接受及びその処理は,この規程に準じて行うものとし,夜間学部主事等が学長の承認を得て定めるものとする。
(総務課の処理)
第10条 総務係は,前条第1項の規定により文書を接受したときは,次条に定める特別文書を除き,直ちに開封の上,課等別に分類し,当該文書に受付年月日,文書の記号及び番号を記入する。ただし,同一内容の案件に属する文書については,適宜の様式で処理することができる。
2 前項の規定にかかわらず,特に簡易な文書については,文書の記号及び番号の記入を省略することができる。
3 総務課長は,前二項の処理を終了した文書を閲覧するものとし,特に重要と認められる文書の処理については,上司の指示を受けなければならない。
4 前項の閲覧を終了した文書は,別記様式第1号の文書受付簿に受領印を徴し,責任者に速やかに回付するものとする。
(特別文書の回付)
第11条 親展文書及び書留郵便物(以下「特別文書」という。)は,別記様式第2号の特別文書処理簿に所要事項を記入の上,受領印を徴して名あて人又は責任者に回付するものとする。
2 特別文書の名あて人が不在等のため,事務処理に支障をきたすおそれがあるときは,総務課長が開封し,適切な措置をとるものとする。
3 特別文書で,点検の結果,普通文書として取り扱うことが適当と認められたものは,直ちに総務係に回付し,以後普通文書として取り扱うものとする。
(各課等の処理)
第12条 責任者は,総務係から接受文書を受領した場合は,当該文書を直ちに課長又は室長に提示し,必要な指示を受けなければならない。
2 責任者は,前項の規定により指示した後,当該文書を直ちに処理担当係の係長等に回付するとともに,課長又は室長から指示があった事項について伝達しなければならない。
3 前項の規定により文書の回付を受けた係長等は,速やかに起案又は供閲等の必要な措置を講じなければならない。
4 課長又は室長は,第1項の規定により提示を受けた接受文書又は第3項に規定により起案等必要な措置がとられた接受文書で重要なものについては速やかに上司に報告するものとする。
5 第1項の規定にかかわらず,定型的な処理が可能な事案で,あらかじめ課長又は室長に協議して指定したものに係る接受文書については,課長又は室長に対する提示を省略し,責任者は当該文書を直ちに処理担当の係長等に回付し,第3項の規定により処理を行わせるものとする。
第3章 起案及び供閲等
(起案の原則)
第13条 文書の起案は,簡潔でその要をつくすように行うものとし,原議書は別記様式第3号を標準とする。
2 起案文書は,原則として一件一起案とする。
3 起案文書には,当該文書に係る接受文書,関係資料を添付するとともに,特に説明を要するものには起案の趣旨,経過等参考事項を付記するものとする。
(起案文書の用字,用語等)
第14条 起案文書の用字,用語及び書式は,文部省編集「公文書の書式と文例」によるものとし,文字は,ペン又はボールペンを用いて,かい書で正しく丁寧に書くものとする。
2 起案文書は,原則として左横書きとする。ただし,特に縦書きの必要があるものについては,この限りではない。
3 起案文書を訂正したときは,訂正者がその箇所に押印しなければならない。
4 起案文書のとじ方は,左とじとする。ただし,縦書きの起案文書は右とじとし,縦書きの関係資料が添付されているものは右とじとすることができる。
(起案文書の区分)
第15条 起案文書には,当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の最後に括弧書きし,その区分を明示しなければならない。
2 前項の文書の区分は,次のとおりとする。
 通  知 一定の事実,処分,意思を伝達する文書
 依  頼 依頼に関する文書
 照  会 照会に関する文書
 回  答 依頼,協議,照会等に対し,回答する文書
 証  明 事実の証明に関する文書
 協  議 官公庁等に対する協議に関する文書
 報  告 法令等に基づいて官公庁その他に報告する文書
 上  申 人事の上申に関する文書
 申  請 許可,認可,承認等を求めるため提出する文書
 契  約 契約に関する文書
 許  可 許可に関する文書
 制  定 規程等を定めることを目的とする文書
 伺い定め 基準等を定めることを目的とする文書
   伺   伺いに関する文書
 供  閲 供閲に関する文書
 進  達 官公庁等への上申などを取り次ぐ文書
 内  簡 礼状等簡易な文書
 事務連絡 単なる事務的な連絡文書
(起案を要しない供閲文書)
第16条 起案を要しない接受文書は,適宜な方法により関係者の閲覧に供するものとする。
第4章 合議及び決裁等
(合議)
第17条 起案文書の内容が他の部課,係等に関係があるときは,その部課,係等に合議しなければならない。
2 前項の場合において,事前に関係部課,係等と協議し意見の調整ができたとき又は決裁を受けた後その内容を関係部課,係等に連絡することをもって足りるときは,合議を省略することができる。供閲文書でその写しを関係部課,係等に配布することをもって足りる場合も同様とする。
3 起案者は,合議をしようとするときは,起案文書の原議書の合議欄に関係部課等の長の職名を記入しなければならない。
4 合議は,主管部課長等の承認を受けたのちに行うものとする。
5 合議を要する文書で,内容の説明を要するものは,その内容について十分説明することができる者が持ち回って合議しなければならない。
(合議部課等の処理)
第18条 合議を受けた部課等の責任者は,合議を受けたのち速やかに当該部課等の長の承認を得て,起案部課等の責任者に回付しなければならない。ただし,合議欄に更に他の部課等の長の名の記載があるときは,その部課等の責任者に回付するものとする。
(合議文書の訂正)
第19条 合議を受けた部課,係等が合議文書について訂正を要すると認めたときは,脱字等簡易な訂正の場合を除き,起案部課,係等及び必要があるときはその他の関係部課,係等と協議しなければならない。
2 合議文書を訂正しようとする者は,訂正個所に押印しなければならない。
3 合議の結果,起案文書の内容に著しい変更があったとき又は当該文書が廃案となったときは,起案者は上司及び合議部課,係等に通知しなければならない。
(至急文書等の処理)
第20条 至急に処理する必要がある起案文書(以下「至急文書」という。)は,原議書の上辺に赤紙を付して回議するものとする。
2 至急文書の回議を受けた者は,他の文書に優先してこれを処理しなければならない。
(持ち回り)
第21条 至急文書で特に緊急に処理する必要があるもの,機密を要するもの又は重要なものであるときは,その内容について十分説明することができる者が持ち回りして決裁又は承認を得るものとする。
(名義及び決裁)
第22条 文書の名義及び決裁については,別に定める。
2 責任者は,文書の決裁が終了したときは,その月日を原議書に記入するものとする。
(決裁文書の処理)
第23条 責任者は,前条第2項の規定により処理をした文書のうち,発送を要する文書(接受文書に対する回答等の文書を除く。)については,総務係に原議書を提出するものとする。
2 総務係は,前項の規定により原議書の提出を受けた場合は,当該原議書に記号及び番号を記入するものとする。
第5章 発送文書の日付等
(発送文書の日付)
第24条 発送文書の日付は,決裁の月日とする。ただし,特別の事由があると総務課長が認めたときは,発送文書の日付を決裁の月日と異にすることができる。
(公印の使用)
第25条 公印は,国立大学法人大阪教育大学公印規程の定めるところにより使用しなければならない。
(公印の省略)
第26条 学内相互間の発送文書には,原則として公印の押印を省略するものとする。
2 学外向けへの定形的又は軽易な発送文書には,公印の押印を省略することができる。
3 文書の名義者が公印の押印省略を承認し,電子メール又はファクシミリ等を利用して発送する文書(以下「電子文書」という。)には,公印及び契印を省略することができる。
4 責任者は,第1項及び第2項の規定により公印の押印を省略する場合は,発送文書とその原議書にかけて当該部課又は事務部の契印を押印しなければならない。ただし,特別の事情があるときは,契印の押印を省略することができる。
5 前項の契印は,責任者が管理するものとする。
6 公印及び契印を省略した文書には,発信者名の下に「(公印省略)」と記載するものとする。
(文書の発送)
第27条 文書の発送は,事務局(天王寺地区総務課を除く。)及び附属図書館のものは総務係において,天王寺地区総務課及び附属図書館天王寺分館のものは天王寺地区総務課において行う。
2 文書を発送しようとする場合は,原議書,所要の封筒等を添付して起案者が責任者に提出し,責任者は前項の総務係等に提出するものとする。
3 発送文書は,第1項の総務係等において別記様式第4号の郵便発送簿に記入の上,郵便により発送する。ただし,特に必要がある場合は,使送等することができる。
4 文書の発送を終了したときは,第1項の総務係等において原議書及び文書管理簿の所要欄に発送年月日等を記入・登録し,原議書を責任者に回付しなければならない。
 (電子文書の発送) 
第27条の2 電子文書の発送は,起案者又は責任者が行うものとする。
2 電子文書の発送を終了したときは,起案者又は責任者が原議書の所要欄に発送年月日等を記入・登録しなければならない。
(完結)
第28条 文書は,当該文書の案件の処理を終わったときをもって完結するものとする。
(文書の整理,保存,廃棄)
第29条 文書の整理,保存及び廃棄については,別に定める。
第6章 機密文書の取扱い 
(機密文書)
第30条 機密文書の処理については,この章に定めるところによる。
2 この章で「機密文書」とは,機密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。
3 機密文書の指定及び作成は,必要最低限にとどめるよう努めるものとする。
(機密区分及びその指定等)
第31条 秘密文書の区分は,次に掲げるところによる。
(1) 極秘 機密の保護が高度に必要であって,当該機密の漏えいがわが国又は本法人の安全又は利益に対し,重大な損害を与えるおそれのある事項が記載されているもの
(2) 秘 極秘に次ぐ程度の機密の保護が必要であって,関係者以外に知らせてはならない事項が記載されている文書
2 前項の規定による機密文書の区分の指定は,「極秘」の区分は役員が,「秘」の区分は総務課長がそれぞれ指定するものとする。(以下これらの指定をする者を「指定者」という。)
3 指定者は,前項の指定を行うときは,あらかじめ機密文書として取扱う期間(以下「機密取扱期間」という。)を定めるものとする。
4 指定者は,機密取扱期間が満了する前に当該機密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めるときは,その指定を解除し,その旨を当該機密文書の関係者に連絡するものとする。
(表示等)
第32条 機密文書の区分の指定がなされたときは,当該機密文書の主管の課等は,当該機密文書の区分,機密取扱期間及び主管の課等の名称を表示するものとし,総務係は当該機密文書に一連番号を付してその所在を明らかにするものとする。
(機密文書の取扱責任者)
第33条 機密文書の取扱責任者は,第7条に規定する文書取扱責任者とする。
(送達)
第34条 「極秘」に指定された機密文書を送達するときは,機密文書の取扱責任者又はその指名する者が封筒に入れて携行するものとし,「秘」に指定された機密文書を送達するときは,取扱責任者の指定する方法により送達するものとする。
(複製)
第35条 職員は「極秘」に指定された機密文書を複製してはならない。
2 職員は,指定者の承認を得たときは,「秘」に指定された機密文書を複製することができる。
(保管)
第36条 機密文書を保管するときは,金庫等施錠のできる書庫に保管するものとする。
(処分)
第37条 職員は,機密文書を保管する必要がなくなったときは,当該機密文書を焼却等復元できない方法により処分するものとする。
(行政機関等の機密文書の取扱い)
第38条 行政機関等から接受した機密文書は,当該機密文書の区分を尊重し,この章に定めるところに準じて取り扱うものとする。
第7章 補則
(文書の処理の特例)
第39条 人事課の所掌事務に係る文書のうち,職員の人事に関するもの及び会計関係法令に定める職員の所掌事務に係る文書を処理する場合において,本規程の規定によりがたい場合は,当該規定にかかわらず適宜処理することができる。
(調整)
第40条 この規程の解釈,運用に関して疑義が生じたときは,総務担当理事が決定する。
 
附 則
 この規程は,平成16年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成17年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成18年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成20年4月1日から施行する。
附 則
 この規程は,平成21年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成23年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成24年4月1日から施行する。
附 則 
  この規程は,平成25年4月1日から施行する。
   
   附 則 
 この規程は,平成26年4月1日から施行する。 
附 則 
 この規程は,平成27年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成28年4月1日から施行する。
附 則 
 この規程は,平成29年1月1日から施行する。
附 則  
 この規程は,平成29年4月1日から施行する。
 
 
別表第1(第7条関係)
     課    等   文書取扱責任者
監査室監査室長
経営戦略課経営戦略係長
大学改革強化推進事務室室長
総務課総務係長
財務課財務係長
人事課 人事係長
施設課企画係長
教務課教務企画係長
学生支援課学生企画係長
入試課入学試験第一係長
天王寺地区総務課総務係長
学術連携課地域連携係長
学術情報課総務企画係長
附属学校課附属学校係長
 
別表第2(第8条関係)
  課     等         文  書  記  号
接受文書及びそれによる発信文書新たに発信する文書
 監査室  阪教大監第   号 阪教大監発第   号
 経営戦略課  阪教大経戦第   号 阪教大経戦発第   号
 大学改革強化推進事務室  阪教大改第   号 阪教大改発第   号
 総務課  阪教大総第  号 阪教大総発第  号
 財務課 阪教大財第   号  阪教大財発第   号
 人事課 阪教大人第   号  阪教大人発第   号
 施設課 阪教大施第   号 阪教大施発第   号
 教務課 阪教大教第   号 阪教大教発第   号
 学生支援課 阪教大学第   号  阪教大学発第   号
 入試課 阪教大入第   号  阪教大入発第   号
 天王寺地区総務課 阪教大天第   号  阪教大天発第   号
 学術連携課 阪教大連第   号 阪教大連発第  号
 学術情報課 阪教大情第   号 阪教大情発第  号
 附属学校課 阪教大附第   号 阪教大附発第   号
 
別記様式第4号(第27条関係)